Hazırladığınız Excel faylının heç kim və yaxud sadəcə müəyyən insanlar tərəfindən görülməsini istəyirsinizsə, həmin fayla şifrə qoya bilərsiniz. Bunun üçün aşağıdakı bəsit addımları izləməniz gərəkəcək.
- Faylı bitirdikdən sonra Menudan Save As seçin.
- Qarşınıza çıxacaq qutunun aşağı hissəsindəki Tools dropdown menusundan General Options klikləyin.
- Qarşınıza çıxacaq yeni qutucuğa şifrənizi daxil edin. Diqqət edin, qarşımıza 2 cür şifrə çıxacaq. Birincisi faylı aça bilmək (Password to open), ikincisi isə, faylda dəyişiklik edə bilmək (Password to modify) üçün.
- Fərz edək ki, şifrəni sadəcə faylı aça bilmək üçün qoymaq istəyirik. Bu halda, sadəcə üstdəki şifrəni daxil edib, OK-yə klikləməliyik. Qarşımıza şifrəni təkrar girməyimizi tələb edən qutucuq çıxacaq. Eynisini ora da daxil edirik. Save düyməsinə klikləyib faylımızı save etmiş oluruq. Artıq bu faylı aça bilmək üçün istifadəçi daxil etdiyiniz şifrəni bilmək məcburiyyətində olacaq.
Şifrə qoyulmuş hər fayl açılmaq istəndiyi zaman qarşımıza şifrəni daxil etməmiz gərəkdiyini bildirən bu cür bir mesaj çıxacaq.
Əgər faylınızın sadəcə açılmasını məhdudlaşdırmaq yox, bununla bərabər, faylda hər hansı bir dəyişiklik edilməsini də istəmirsinizsə, o zaman ikinci şifrəni də Password to modify hissəsinə daxil edə bilərsiniz. Eyni prosedurları burda da tətbiq etməli olacaqsınız.
Hesab edək ki, faylımıza hər iki şifrəni tətbiq etdik. Hər hansı bir üçüncü şəxs faylı açmaq istəsə qarşısına ilk olaraq yuxarıdakı qutucuq çıxacaq. Şifrəni daxil etdikdən sonra isə bir digəri ilə qarşılaşacaq.
Bu qutucuq faylda dəyişiklik etmə hüququnu verəcək və ona 2 seçiminin olduğuna işarə edəcək.
- Şifrəni bildiyi halda, onu daxil edib faylda istənilən dəyişikliyi edib, bütün məlumatları Save edə biləcək, ya da
- Sadəcə Read Only modu ilə daxil olacaq.
İşçilərinizin hər hansı bir dəyişiklik etməsinin qarşısını almaq istəyirsinizsə, bu yola baş vura bilərsiniz, lakin unutmayın ki, burda Read Only olaraq nəzərdə tutulan şey bir az fərqlidir. Belə ki, dəyişiklik etmək üçün şifrəsi olmayan hər bir kəs Read Only seçəcək və bu zaman fayl normal olaraq açılacaq, orda istənilən xana dəyişdirilə biləcək, kopyalacaq və s. və i.a. Lakin bütün edilən bu dəyişikliklər sonrasında faylı Save edə bilməyəcək. Save etmək istədiyi zaman qarşısında belə bir mesaj ilə qarşılaşacaq.
Yəni sizin orijinal faylınız olduğu kimi toxunulmaz qalacaq.
Uğurlar!
